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Die Arbeit in der Archivierung/Poststelle

Während deines ersten Lehrjahres durchläufst du insgesamt 4 Abteilungen. Darunter zählen die Antrag/Vertrag-Abteilung, die Zentrale, die AOK Antrag/Vertrag-Abteilung und die Archivierung/Poststelle. In der Archivierung/Poststelle wirst du für 4 Wochen eingesetzt. Und in diese Abteilung möchte ich dir einmal einen kleinen Einblick geben.

Die Poststelle

Jeden Tag hat die ALTE OLDENBURGER einen Posteingang von ca. 2 Kisten voller Briefe. Dazu kommen noch die Rechnungen, die mittlerweile auch über unsere App „MEINE AO“ von den Versicherungsnehmern eingereicht werden. Zu deinen Aufgaben in der Poststelle gehören das morgendliche Öffnen und Sortieren der Post. Hier öffnest du alle Briefe und ordnest diese vorab schon mal den richtigen Abteilungen zu. So fällt es beim Scannen leichter, die digitalisierten Rechnungen den richtigen Abteilungen zur Bearbeitung weiterzuleiten. Ich fand das Öffnen der Post tatsächlich sehr interessant, auch wenn man am Anfang eher Bedenken hat, dass es eine langweilige Aufgabe ist. Du bekommst so einen exklusiven Einblick, wie teuer manche Arztrechnungen sein können. Selbst bekommt man ja meist nicht so viel mit, da als Kassenpatient die Rechnungen immer direkt zur Krankenkasse gesendet werden. Bei der privaten Krankenversicherung hingegen bekommt der Patient die Rechnung mit nach Hause und muss diese vorab bezahlen. Die Rechnung gibt er anschließend an uns weiter, damit seine Kosten wieder erstattet werden können.

Das Verifizieren

Weiterhin gehört zu deinen täglichen Aufgaben das sogenannte Verifizieren. Nach dem Scannen der geöffneten und zugeordneten Post haben du und deine Mitarbeiter die Aufgabe, diese Dokumente zu kontrollieren. Das eigens entwickelte System erkennt sehr schnell, um welche Art Dokument es sich handelt, z.B. eine Arztrechnung, einen Heil-und Kostenplan des Zahnarztes, etc. Deine Aufgabe ist es, zu kontrollieren, ob das System alle Daten richtig erfasst hat. Falls Fehler entstehen, kannst du diese ganz schnell und einfach ändern. Ein positiver Nebeneffekt beim Verifizieren ist, dass du so sehr intensiv und effektiv den Umgang mit der Tastatur lernst. Das Programm wird so gut wie ausschließlich per Tastatur und ohne Maus benutzt. Ich fand das persönlich sehr hilfreich, da manche sogenannten „Shortcuts“ wirklich auch im Alltag nützlich sind. Zum Beispiel „Strg“+“c“ zum Kopieren von Texten und „Strg“+“v“ zum Einfügen des kopierten Textes.

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